Senior Manager, Program Services Unit (PSU)

The Federation of Canadian Municipalities (FCM)

The Federation of Canadian Municipalities (FCM) is the national voice of municipal governments, representing the interests of cities and communities with the federal government. 

Department:FCM Programs
Classification:Level 7
Salary Band:$102,300 $ - $135,500
Language:Bilingual; English and French

Major Purpose:

Reporting to the Executive Director, FCM Programs, the Senior Manager, Program Services Unit (PSU) is accountable for the strategic management of the Program Services Unit.  The incumbent ensures that the PSU develops standard approaches, tools and processes for knowledge development and mobilization; monitoring, evaluation and learning; operations; departmental change management processes, and mobilization of municipal expertise.  The incumbent oversees the provision of high-quality departmental and project-specific services, tools and approaches that support consistency across projects and contribute to increased inter-project collaboration and synergy, leading to more effective, innovative and high quality projects.  The incumbent acts as the key FCMP senior liaison with FCM’s corporate services. The incumbent ensures PSU services are strongly aligned with the departmental overall goals and objectives and with FCM’s overall vision, priorities, and strategic plans, and contributes to position FCM as an effective and leading learning organization in programming at the municipal level. 

The incumbent represents FCM Programs in general liaison and operations related discussions with senior officials within the federal government and with FCM’s corporate services and donor networks. Finally, the incumbent supports the development and implementation of FCM Programs’ vision and strategies through an active participation on the FCM Program Departmental Management Committee (DMC).

FCM aspires to be an organization that is deeply respectful, collaborative, empowering and transparent in our work.  As the national association for municipal government, FCM is committed to strengthening Canada by achieving results for Canadian communities, cities and workplace, and by sharing knowledge and experience on the world’s stage, so that others may improve the quality of life in their communities.  All senior leaders in the organization are expected to lead in a manner that embraces these values, the corporate culture and the passion for FCM’s mission.

Key Responsibilities:

Strategic Direction for Departmental and Project-Specific Services: 

  • Provides strategic direction and determines priorities for department-wide services and approaches in a number of key areas such as: knowledge management; monitoring and evaluation; mobilization/management of municipal experts; operations and administrative systems; and organizational changes, to ensure consistency across projects and overall  departmental effectiveness; 
  • Acts as senior liaison and develops a co-management approach with corporate departments/units (Communications, HR and Corporate Services (including Legal services, IT and Finance), which deliver services to FCM Programs, and with their collaboration and that of program teams, determines the strategic priorities for corporate services for FCM Programs; 
  • In collaboration with the Director of Finance and Directors of Programs, revisit/assess to role of the PSU in the context of current organizational changes within FCM to further develop the relevance of the unit, and ensure the sustainability of PSU services through the development of a cost-sharing business model (level of effort) that determines the financial contribution of projects to the PSU human resources costs; 
  • Accountable for the development of the cross-departmental (EDO-PSU-Communications) project-specific services’ annual work plan process, and monitors its implementation while ensuring commitment and collaboration of project teams; and discusses relevant issues with Directors, Programs. 

Departmental Services Quality and Coordination:

  • In collaboration with the Directors of Programs  and Corporate Services’ senior managers, monitors and evaluates the use of departmental approaches and tools, standards and methodologies developed by the PSU and FCM corporate services for the FCMP’s project teams;
  • Works closely with Directors of Programs to ensure project teams collaborate with the PSU in the development/sharing of new and innovative methods/approaches/tools in knowledge management, municipal expert mobilization and operations;  
  • Regularly assesses the quality of departmental services with Directors, Programs and project teams to ensure they are adding value to individual projects but more importantly that they are contributing to more collaboration, cutting-edge approaches and more effective program delivery across the department; 
  • Promotes general coordination and knowledge sharing of departmental tools, good practices and experience within FCM Programs, particularly through participation in the FCM Programs Departmental Management Committee (DMC) and other staff committees and facilitates identification/mobilization of thematic expertise across the programs; 
  • Ensures that FCM members and partners’ expertise and innovative approaches identified and documented by the PSU are adequately mobilized by project teams. 

Organizational Change Management:

  • Contributes to strengthening FCMP as a department by doing an analysis of current organizational practices, and  developing and implementing (or supporting) processes and tools contributing to effective organizational change management (e.g. undertaking a review of the current structure and function of the PSU and FCMP committees’ mandate and effectiveness, such as the Extended Executive Director’s Committee, and provides options, as needed, to optimize staff participation and input; establishes co-management agreements and routines with various corporate departments providing services to FCMP; etc.) 
  • Develops processes and approaches that support a culture of innovation, learning, collaboration and sharing within FCM Programs (e.g. creation of departmental communities of practice; planning of team building events/initiatives to promote collaboration; organization of learning/sharing events across the department; etc.) 

Relationships and Networking:

  • Participates in the Global Affairs Canada (GAC) Finance Task Group meetings (or other federal departments task groups as required) with Finance and HR to represent the interests of international projects; 
  • Develops a network of organizations and individuals that provide departmental services to projects to learn about service management and sharing of best practices, and to expand FCMP’s strategic relationships with other organizations; 
  • Ensures PSU members are actively involved in various theme-related networks (Knowledge Management, Monitoring & Evaluation, etc.) to learn and exchange about current trends and practices that will position FCM as a leading learning organization; 
  • Manages relationships with Corporate Services to ensure ongoing collaboration with the PSU and to solve potential issues. 

Human Resource and Unit Management:

  • Supervises PSU managers, including work plan development, performance assessments and staff development, and provides direction and guidance to PSU managers in resolving personnel issues where required; 
  • Leads on the development of PSU’s internal processes, and the organization of regular PSU meetings and semi-annual planning retreats; 
  • Provides direction and guidance to the PSU team in resolving complex issues when required; 
  • Acts as a back-up to the Executive Director in FCM departmental meetings and external meetings as required. 

Strategies and Program Development: 

  • In collaboration with the Executive Director's Office, contributes to new program development by identifying new program opportunities and participating in program development processes (e.g. concept identification, program design, lessons learned from past evaluations, etc.).
  • As a member of the DMC, actively participates in the ongoing development and implementation of FCM Programs and FCM strategic, organizational and operational plans, and ensures projects adhere to common principles, values and strategic directions of FCM. 

Knowledge and Experience:

  • Master’s degree in related fields such as public administration, municipal affairs, organizational development, international development, program management or equivalent education or experience. 
  • 10-years’ experience in operational and strategic management of externally funded projects with minimum 5 years as a member of a senior management team. 
  • Strong experience managing multi-disciplinary teams facilitating the provision of horizontal services to project stakeholders. 
  • Strong experience in developing and implementing organizational effectiveness strategies 
  • Strong experience in human resources management and leadership of integrated teams in a complex environment in an outcome-focused, real-time, client service environment, including experience in successfully managing remote and cross-cultural teams of experienced professionals. 
  • Strong business acumen and problem solving skills including budgetary processes, resource allocation, program evaluation, program management, reporting and strategic planning. 
  • Good verbal and written communication, interpersonal, negotiation, presentation and influencing skills to deal effectively with internal and external stakeholders and engage them in the projects’ vision and mission. 
  • A good network of contacts within the not-for-profit and private sectors.  
  • Political sensitivity to the municipal world, the relevant institutions of the federal government and provincial governments, as well as knowledge of FCM, its strategic directions and of local government structure is a strong asset. 
  • Knowledge and significant working experience in one or more of the key regions of the developing world. 

Language: 

  • The ability to work in both official languages (English and French) is required for this role.  The knowledge of Spanish or other languages is considered an asset. 

Other: 

  • Occasional international travel (1 – 2 times per year) will be required as a function of this role. 


The benefits to joining the FCM team include summer hours (Fridays off between July 1st and Labour Day); offices located in the ByWard Market, FCM’s commitment to employee development and a competitive range of employee benefits and services.  

For additional information on this posting, or for further information on FCM, access our website at www.fcm.ca.

Visit the careers section of our website to apply. Deadline for applications is December 17, 2017. 

We thank all candidates for their interest; however we will only contact those selected for an interview. All the applications will be kept on file for six months following the hiring. 

La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des collectivités auprès du gouvernement fédéral. 

Poste :Gestionnaire principal(e), Unité de services aux programmes (USP)
Service : Programmes de la FCM
Classification : Niveau 7
Échelle salariale :102,300 $ - 135,500 $
Langues :Bilingue requis (anglais et français)

Objectif principal :
Le ou la gestionnaire principal(e) de l’Unité de services aux programmes (USP) relève du directeur exécutif, Programmes de la FCM, et est responsable de la gestion stratégique de l’Unité. Il ou elle doit veiller à ce que l’USP élabore des approches, outils et procédures standard dans les domaines suivants : développement et mobilisation des connaissances; suivi, évaluation et apprentissage; opérations; processus de gestion des changements à l’échelle du département; ainsi que mobilisation de l’expertise municipale. Le ou la gestionnaire principal(e) supervise la prestation de services, d’outils et d’approches de grande qualité à l’ensemble du département ainsi qu’aux projets spécifiques, afin d’assurer la cohérence et de contribuer à la bonne collaboration et à la synergie entre les projets, permettant ainsi de réaliser des projets de qualité supérieure, plus efficaces et novateurs. Le ou la titulaire de ce poste sert de point de liaison senior avec les Services corporatifs de la FCM. Il ou elle veille également à ce que les services de l’USP soient fortement alignés avec les buts et objectifs généraux du département, ainsi qu’avec la vision, les priorités et les plans stratégiques de la FCM, et contribue à positionner la FCM en tant qu’organisation efficace, leader en matière de programmation au niveau municipal.

Le ou la gestionnaire principal(e) représente les Programmes de la FCM dans le cadre de la liaison générale et des discussions sur les opérations impliquant des hauts fonctionnaires au sein du gouvernement fédéral, les Services corporatifs de la FCM ainsi que les réseaux de donateurs. Enfin, il ou elle appuie le développement et la mise en œuvre de la vision et des stratégies des Programmes de la FCM en participant activement au Comité de gestion du département (CGD) des Programmes de la FCM.

La FCM souhaite être une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. À titre d'organisation nationale de gouvernements municipaux, nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie. On s’attend de tous les cadres de la FCM qu’ils dirigent de manière à intégrer les valeurs, la culture organisationnelle et la passion pour notre mission. 

Responsabilités clés : 

Direction stratégique des services aux projets et au département : 

  • Fournir une orientation stratégique et définir les priorités pour les approches et les services offerts à l’ensemble du département dans plusieurs secteurs, notamment: la gestion des connaissances, suivi et évaluation, la mobilisation et la gestion d’experts municipaux, les systèmes opérationnels et administratifs et le changement organisationnel, afin d’assurer la cohérence entre les programmes ainsi qu’une efficacité accrue dans l’ensemble du département; 

  • Agir en tant que liaison principale et développer une approche de cogestion avec les autres départements et unités (Communications, RH, Services corporatifs – y compris les services juridiques, les TI et les Finances) qui fournissent des services aux Programmes de la FCM. Avec leur collaboration et celle des équipes de projets, déterminer les priorités stratégiques des Services corporatifs offerts au département des Programmes de la FCM; 

  • En collaboration avec le directeur des finances et les directeurs des programmes, revoir / évaluer le rôle de l'USP dans le contexte des changements organisationnels actuels au sein de la FCM pour assurer le développement de la pertinence de l'unité et pour assurer la durabilité d’un modèle d’affaires basé sur le  partage des coûts (niveau d'effort) liés aux coûts des ressources humaines de l’USP afin de calculer l’apport financier des projets; 

  • Responsable du développement du processus de planification annuelle du travail interservices (Bureau du directeur, USP, Communications) pour les services spécifiques aux projets. Doit notamment en surveiller la mise en œuvre en assurant l’engagement et la collaboration des équipes de projet et en discutant des enjeux avec les directeurs des programmes.  

Coordination et contrôle de la qualité des services départementaux 

  • De concert avec les directeurs des programmes et les gestionnaires principaux des services corporatifs, surveiller et évaluer l’utilisation des approches, outils, standards et méthodologies élaborés par l’USP et les Services corporatifs de la FCM pour les équipes de projets des Programmes de la FCM; 

  • Travailler étroitement avec les directeurs de programme pour s’assurer que les équipes de projets collaborent avec l’USP pour le développement et le partage de méthodes, d’approches et d’outils nouveaux et novateurs en matière de gestion des connaissances, mobilisation d’experts municipaux et opérations; 

  • Évaluer régulièrement la qualité des services départementaux offerts aux directeurs de programme et aux équipes de projets afin de s’assurer qu’ils contribuent efficacement à chacun des projets, et d’autant plus, qu’ils favorisent la collaboration, le développement d'approches avant-gardistes et la réalisation plus efficace des programmes dans l’ensemble du département; 

  • Promouvoir la coordination générale et le partage des connaissances concernant les outils, les meilleures pratiques et les expériences issues des Programmes de la FCM, notamment en participant au Comité de gestion du département (CGD) des Programmes de la FCM et à d’autres comités internes et faciliter l'identification et la mobilisation de l'expertise thématique à travers les programmes; 

  • Veiller à ce que l’expertise et les approches novatrices des membres et des partenaires de la FCM, identifiées et documentées par l’USP, soient adéquatement mobilisées par les équipes de projets. 

Gestion du changement organisationnel 

  • Contribuer à renforcer le département des Programmes de la FCM en effectuant une analyse des pratiques organisationnelles en place, en développant et en implantant (ou en appuyant) des processus et des outils qui contribuent à un gestion efficace du changement organisationnel (par ex. entreprendre une révision de la structure et de la fonction actuelles de l’USP, les mandats et l’efficacité des comités des Programmes de la FCM, dont le comité élargi du directeur exécutif, et suggérer des options, au besoin, afin d’optimiser la participation et l’apport des employés; établir des ententes et des routines de cogestion avec les divers services corporatifs qui fournissent des services aux Programmes de la FCM; etc.); 

  • Développer des processus et des approches qui soutiennent une culture d’innovation, d’apprentissage, de collaboration et de partage au sein des Programmes de la FCM (par ex.; créer des communautés de pratique dans le département, planifier des événements/initiatives de renforcement des équipes pour favoriser la collaboration; organiser des événements d’apprentissage et de partage dans l’ensemble du département, etc.). 

Relations et réseautage 

  • Participer aux réunions du Groupe de travail sur les finances d’Affaires mondiales Canada (AMC), ou à d’autres groupes de travail lorsque requis, avec les Finances et les RH, afin de représenter les intérêts des projets internationaux; 

  • Développer un réseau d’organismes et d’individus pouvant fournir des services départementaux aux projets afin de parfaire la gestion des services, de promouvoir le partage des meilleures pratiques, et pour élargir les relations stratégiques des Programmes de la FCM avec d’autres organisations; 

  • Veiller à ce que les membres de l’USP soient activement impliqués dans des réseaux thématiques (gestion des connaissances, suivi et évaluation, etc.) afin d’apprendre et d’échanger sur les tendances et les pratiques courantes, et d’ainsi positionner la FCM comme une organisation leader en matière d’apprentissage; 

  • Gérer les relations avec les Services corporatifs afin d’assurer une collaboration continue avec l’USP et de résoudre les problèmes le cas échéant. 

Gestion de l’Unité et des ressources humaines 

  • Superviser les gestionnaires de l’USP, notamment pour le développement des plans de travail, l’évaluation de la performance et le perfectionnement des employés, et leur fournir des directives et orientations pour les aider à résoudre les problèmes avec les employés, au besoin; 

  • Diriger le développement des processus internes de l’USP, ainsi que l’organisation de réunions régulières et de journées de planification semi-annuelles; 

  • Fournir des directives et guider l’équipe de l’USP dans la résolution de questions complexes, selon les besoins; 

  • Remplacer le directeur exécutif dans les réunions départementales à la FCM ainsi que dans des réunions externes, au besoin. 

Développement des programmes et des stratégies 

  • En collaboration avec le Bureau du directeur exécutif, contribuer au développement de nouveaux programmes en cernant des opportunités de programmes et participer aux processus d’élaboration de programmes (par ex., identification du concept, conceptualisation du programme, leçons tirées des dernières évaluations, etc.); 

  • En tant que membre du CGD, participer activement au développement continu et à la mise en œuvre des Programmes de la FCM ainsi que des plans opérationnels, organisationnels et stratégiques de la FCM, et veiller à ce que les projets adhèrent aux principes, valeurs et directions stratégiques de la FCM. 

Connaissances et expérience : 

  • Diplôme de maîtrise dans un domaine pertinent tel que l’administration publique, les affaires municipales, le développement organisationnel, le développement international, la gestion de programme, ou une expérience ou éducation équivalente. 

  • 10 ans d’expérience en gestion opérationnelle et stratégique de projets bénéficiant de financement externe, dont au moins 5 ans en tant que membre d’une équipe de haute gestion.  

  • Solide expérience dans la gestion d’équipes multidisciplinaires facilitant la prestation horizontale des services aux différents acteurs des projets. 

  • Solide expérience en développement et mise en œuvre de stratégies d’efficacité organisationnelle. 

  • Vaste expérience en gestion de ressources humaines et leadership d’équipes intégrées dans un environnement complexe de service à la clientèle, axé sur les résultats, en temps réel, comprenant une expérience de gestion efficace d’équipes éloignées et multiculturelles composées de professionnels expérimentés. 

  • Grand sens des affaires et aptitudes pour la résolution de problèmes, y compris les processus de budgétisation, l’allocation des ressources, la gestion et l’évaluation de programmes, la production de rapports et la planification stratégique. 

  • Bonnes aptitudes pour les communications orales et écrites, les relations interpersonnelles, la négociation, les présentations, et savoir exercer une influence afin de traiter efficacement avec des parties intéressées à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, et de les mobiliser envers la vision et la mission des projets.  

  • Bon réseau de contacts dans le secteur privé et dans des OSBL. 

  • Une acuité politique à l’égard du monde municipal, des instances politiques pertinentes au niveau du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux, ainsi qu’une bonne connaissance de la FCM, de ses orientations stratégiques et de la structure des gouvernements locaux, seraient des atouts. 

  • Des connaissances ainsi qu’une expérience de travail considérable dans une ou plusieurs régions clés de pays en développement.  

Exigences linguistiques : 

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles (anglais et français) est obligatoire pour ce poste. La connaissance de l’espagnol ou d’autres langues serait un atout. 

Autres exigences : 

  • Des déplacements occasionnels à l’étranger (1 à 2 fois par année) sont à prévoir dans le cadre des fonctions de ce poste. 

 

Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l'engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services.   

 

Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web à www.fcm.ca

 

Pour postuler, veuillez-vous render à la section carrières de notre site web.  La date limite de soumission des candidatures est le 17 décembre 2017.  

 

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pour une période de six mois après l'embauche du candidat chois

 


Senior Manager, Program Services Unit (PSU) Federation of Canadian Municipalities (FCM) Ontario

Expiry Date: 2017-12-17
Date Posted: 2017-12-04
Province: Ontario